01.02.08
Das Ende langwieriger Zahlenaufbereitung
S@PPORT 10_2007 - Die Vorbereitung von MS PowerPoint-Präsentationen ist eine aufwändige Angelegenheit. Viele Anbieter von Business Intelligence Software bieten daher spezielle Werkzeuge für "Microsoft Office" an, die die Integration von Daten aus dem Data Warehouse deutlich vereinfachen und den Prozess beschleunigen. Der auf SAP-Technik basierende "cundus BI-Publisher" integriert Daten unmittelbar in MS PowerPoint und spart dadurch Formatierungsschritte und Zeit.
Rechtzeitig vorbereitet und pünktlich abgeschlossen, dazu noch übersichtlich und ansprechend aufbereitet: so sollte sie sein, die Unternehmenspräsentation. Doch die Realität sieht meistens anders aus. Auf den letzten Drücker tauscht der Assistent oder die Marketingabteilung Daten aus. Ad hoc müssen Grafiken aktualisiert und Überschriften angepasst werden. Gefragt sind kleine Helfer für große Zeitersparnis. In den letzten Jahren hat sich in dieser Hinsicht schon einiges getan. Business Intelligence (BI) hat für die Benutzer starke Verbesserungen für die Unternehmensplanung und die Analyse mit sich gebracht. Früher musste viel Zeit in Recherche und Vereinheitlichung der Daten investiert werden. Heute stehen die Informationen in Sekundenschnelle zur Verfügung. Dank moderner Cockpit-Lösungen haben Entscheider nun auf einen Blick Übersicht über die wichtigsten Unternehmenskennzahlen. Doch die Aufbereitung von Informationen unmittelbar in MS PowerPoint zur automatischen Erstellung von Präsentationen fristet bislang noch ein Stiefmütterchen-Dasein.
Vielen ist sie aus eigener Erfahrung bekannt, die immer wiederkehrende Prozedur aufwändig vorzubereitender Präsentationen. Jeden Monat müssen für die Vorstandssitzung oder für regelmäßig wiederkehrende Meetings die Zahlen aus dem Data Warehouse zunächst in MS Excel exportiert und danach in MS PowerPoint aktualisiert werden. Oft gehen dabei Formatierungen verloren, die manuell nachbearbeitet werden müssen oder Daten kommen gänzlich abhanden.
Die meisten führenden Hersteller von BI-Software haben darauf reagiert und bieten inzwischen Module für die Office Integration an. In der Praxis setzen sich diese allerdings erst langsam durch. Der Grund liegt darin, dass einige Hersteller unter Office Integration ausschließlich ein Add-In für Microsoft Excel verstehen. Das stellt für die Erstellung von Präsentationen allerdings einen unnötigen Umweg dar: In einem ersten Schritt müssen die Anwender zunächst die zugrunde liegenden Excel-Tabellen formatieren. In einem zweiten Schritt wird die MS PowerPoint-Datei formatiert und aktualisiert. Deutlich schneller ist eine Integration direkt in MS PowerPoint, die jederzeit beliebig aktualisiert und geändert werden kann.
Der BI-Publisher für SAP BW von cundus bettet Informationen automatisch in PowerPoint ein. Hierzu wird auf dem SAP BW Server ein entsprechender Web-Service zur Kommunikation mit den Arbeitsplatz-PCs installiert, während auf dem Arbeitsplatz-System selbst der BI-Publisher als ein Add-In für MS-Office-Umgebungen realisiert ist.
Über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche können Abfragen aus SAP BW direkt in eine Tabelle oder ein Diagramm in MS PowerPoint integriert werden. Die Verknüpfung erfolgt dabei dynamisch, so dass bei einer Aktualisierung Tabellen oder Diagramme automatisch angepasst werden. Die Verbindung lässt sich pro PowerPoint-Objekt, beispielsweise Textfeld, Tabelle oder Diagramm, einzeln herstellen. Auf Knopfdruck kann der Anwender das gesamte PowerPoint-Dokument auf einmal aktualisieren. Oder es können, sollten bestimmte Bestandteile konstant bleiben, auch nur einzelne Objekte aktualisieren werden. Letzteres ist sinnvoll, falls Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden, die unterschiedlich oft genutzt werden. Der Vorteil ist: Die vorher gewählten Formatierungen bleiben dabei immer erhalten.
Schritt für Schritt zur dynamischen Präsentation
Kurzfristigen Änderungen im Zahlenwerk und ad hoc zu aktualisierende Grafiken sind somit machbar, ohne Druck und Schweißausbrüche. Nur wenige vorbereitende Schritte sind für die automatische Erstellung in MS PowerPoint notwendig: Zunächst sammelt der Anwender auf dem SAP BW beliebige Berichte im Web und stellt sie zu Berichtsmappen zusammen. Queries und Views können direkt in Berichtsmappen eingefügt werden. Mit Hilfe der Freigabe von Berichtsmappen, können auch einzelne Anwender Standardmappen für bestimmte Benutzergruppen vorbereiten. In einem zweiten Schritt wird wie gewohnt die gewünschte MS PowerPoint-Folie erstellt. Hierbei sind keinerlei Besonderheiten zu beachten: MS PowerPoint-Objekte werden einfach mit Daten aus den Berichten verknüpft. Damit ist die (einmalige) Vorbereitung abgeschlossen. Der Anwender wählt die Berichtsmappe unter Berücksichtigung gewünschter Variablen aus und lädt sie. Dabei werden enthaltende Queries auf dem SAP BW ausgeführt. Lediglich eine Fingerübung ist es nun, die Objekte der MS PowerPoint-Folie zu aktualisieren. Die gewünschten Daten werden aus der Berichtsmappe ausgewählt und automatisch in MS PowerPoint integriert. Verfügbar sind neben den reinen Querydaten auch sämtliche Metadaten zu Query und Web Template sowie die Variablen, Textelemente und gegebenenfalls auch Kommentare. Darüber hinaus sind zusätzliche Informationen, wie beispielsweise über die Herkunft der Daten, automatisch verfügbar. Schlussendlich bedeutet dies, dass die originären Daten aus dem SAP BW offline bereit stehen und die Präsentation auf Basis validierter Informationen erfolgt. Man hat es folglich mit einem Single Point of Truth-Konzept zu tun.
Neben den klassischen Darstellungsformen wie Tabellen und Diagramme lassen sich mit dem Werkzeug auch Textelemente für Überschriften, Kommentare oder weitere Erläuterungen hinzufügen. Das Layout zur Textformatierung (Schriftgröße, -farbe oder -typ) erfolgt ausschließlich in MS PowerPoint und wird auch nur dort gespeichert. Die gewohnte MS PowerPoint-Funktionalität bleibt in vollem Umfang erhalten. Die Inhalte müssen nur einmalig definiert werden. Anschließend lassen sie sich in verschiedenen Präsentationen in unterschiedlichen Zusammenhängen darstellen.
PowerPoint-Nutzer ohne SAP BW-Kenntnisse können mit Hilfe des cundus BI-Publishers unter Berücksichtigung des SAP BW-Berechtigungskonzeptes auf SAP BW-Daten zugreifen. Durch die Integration der Informationen aus Business-Intelligence-Systemen sparen die Anwender Zeit bei der Präsentationserstellung, die sie stattdessen für die inhaltliche Ausarbeitung der Präsentation oder für andere Aufgaben verwenden können.